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硅湖职业技术学院毕业生档案管理办法
2018年01月02日16:52   浏览:671次  

 

 毕业生档案是学生在中学、大学校期间在学习生活实践活动中形成的具有保存价值的文字材料,是学生在校期间的真实记录,它真实地反映了学生在校期间的综合表现情况,是用人单位录用毕业生时不可缺少的参考依据和重要凭证。毕业生档案属于机密材料,为确保我院毕业生档案的机密性、安全性、准确性和严肃性,规范毕业生档案的管理,根据《档案法》、《档案管理规定》等规定,结合我院实际,特制定以下毕业生档案管理办法:
   一、管理规定     

 1.按《档案法》第一章总则第五条规定:档案工作实行统一领导、分级管理的原则,我院学生档案由招生就业办公室统一管理,向有关单位提供利用。    

 2.新生入学时,各系收到的学生档案和学生自带的档案统一交到学生工作处,学生工作处及时按照教务处和招办提供的学生名单对学生档案材料进行清理、登记、编号、造册、入库保存。有特殊情况须加以说明,缺漏的学生档案由学生工作处和学生本人与有关部门联系补全。        

 3.根据《档案法》第五章第二十四条规定,学生工作处在整理学生档案时,应保证档案的安全、保密,不得涂改,伪造档案,不得将档案提供给个人查阅。        

 4.对未按时将学生档案材料移交至学生工作处,造成毕业生档案不全或遗失的部门及个人,可根据《中华人民共和国档案法实施办法》第五章第二十九条规定,对部门及个人进行处罚,并视造成的后果轻重,责令赔偿损失。         

 5.任何部门及个人无权向档案管理人员提出涂改伪造撤出档案内容的要求。违者将按《档案法》第五章第二十四条给予行政处分,构成犯罪的,依法追究刑事责任。         

6.在学生毕业前,学生工作处将入学档案移交系部,各系、各有关部门必须按时将学生在大学期间形成的需归档的材料(学生奖励或处分材料、入党入团材料、成绩表、学生体检表、入学登记表、毕业生登记表、实习鉴定表等)按专业、学号排序整理后,移交招生就业办公室归档。        

7.学生毕业离校后,招生就业办公室应及时将档案转递至就业报到单位、深造学校、就业登记主管部门或托管部门。
   二、查阅制度        

 1.凡需查阅学生人事档案的个人和单位,必须持有单位介绍信,注明查阅者身份、查阅档案的目的,经审查后方可查阅。

 2.学生人事档案只能在档案室内查阅,不得带走。如必须借出使用时,要说明理由,经主管部门负责人批准,并严格履行登记手续,限期归还。如需摘抄、复印档案内容,必须按照规定的格式、范围。摘抄、复印后交管理人员核对,加盖公章方为有效。        

 3.查阅人员必须自觉维护、保护好档案,不得涂改、圈点、剪裁、批注、污损、抽取档案材料。查阅完毕,经管理人员清点认可后,方可离开。查阅人员必须遵守保密制度,不得私自保存所查阅、摘抄的材料,不得向无关人员泄漏档案材料内容。        

 4.查阅人员若违反查阅档案的规定,学院将通知所在单位追究责任、进行处理

 三、档案转递办法         

 1.新生入学后,凡退学、转学或开除的学生,需按退学、转学审批程序到学生工作处办理退档手续。         

 2.在学生毕业时,由招生就业办公室负责收集、整理、归档,编机要号和机密号,按毕业生去向分档,开据调档单和机要清单,交由当地邮政部门机要局清点后转寄到毕业生就业报到单位、深造学校、就业登记主管部门或托管部门。严防档案的泄密、丢失,严禁个人携带。         

 3.在毕业时,若学生有特殊情况需要缓寄的档案,需由本人申请,经指导中心审批同意后,可暂时保存在学院,但保存时间不能超过两个月。         

 4.在档案转递两个月后,档案管理人员要及时清理有关单位、部门转回的毕业生档案回执,凡未收到回执的,应主动与接收单位联系落实情况,确保万无一失。

 

 本管理办法由招生就业办公室负责解释。

                         
                                                                          硅湖职业技术学院招生就业办公室

 

档案补办申请表12.5.doc